关于执行流动人员档案管理的案例分析
摘 要：随着社会经济多元化发展形成了越来越自由的劳动力市场，劳务关系变化越来越频繁，人员流动带来了活力和机遇，但是也给档案管理工作带来了挑战，国家也出台了流动人员档案管理的专项规定，但是执行情况却不甚理想。
对此笔者在本文中通过简述一案例对流动人员档案管理进行了探讨，并将执行情况的问题及建议进行了分析，旨在通过本文研究为流动人员档案管理提供有益借鉴，维护流动人员档案安全，为人才流动提供完善服务保障。
毕业论文网 关键词：流动人员；档案管理；问题；对策 1 案例介绍与分析 1.1 案例情况简介 本案当事人杨某在1993年在北京市某物流公司入职，双方签订了劳动合同，合同中约定了五年的劳动期限，之后该物流公司派其公司内部职工孙某到杨某户口所在的街道办事处劳动科办理了具体的档案转入。
到1998年合同期满后，该物流公司决定不再与杨某续签合同，双方随即解除了劳动关系，之后杨某又找到了新的工作，但是没有办理相关档案转递手续。
直到2011年杨某新找到工作需要办理档案转入手续发现其档案已经不知去处，查找到原来的物流公司，物流公司无法提供转递档案的相关证明文书或者回执等证据材料，杨某向北京市档案局举报，经调查该物流公司不能证明杨某档案已转出，对档案丢失要负有责任。
1.2 案情分析 该案件中，用人单位违反了《流动人员人事档案管理暂行规定》（以下简称《规定》），也违反了北京市的管理办法，除了要承担相关行政责任，还要向杨某承担民事责任。
作为当事人杨某，与用人单位之间存在着民事劳动关系，用人单位有权按照合同在合同期满后解除与杨某劳动关系，但是要按照有关法律法规执行。
此案中，由物流公司职工孙某个人去办理档案转入从程序上就存在瑕疵，应当由人才流动服务机构按照规定程序进行转递，同时还要留存相关回执证明，以便出现问题能够查找问题根源，物流公司在被调查中无法提供相关证明材料就说明了这一点。
2 执行流动人员档案管理中存在的问题 像杨某这样的流动人员档案丢失情况在当前普遍存在，同时还存在着其他各种问题，不仅影响着流动人员就业及劳动保险、社会保障待遇等切身利益，也影响着人才录用和国家统一的档案公共服务体系建设与完善。
2.1 流动人员档案丢失情况越来越多 在北京档案局接到的举报中，和杨某一样档案丢失的情况最为常见，尤其是近年来大中专毕业生数量就业流动性较大，档案丢失情况也越来越多，根据某市对高校毕业生档案失恋情况进行统计，发现超过2万份档案都处于失联状态，这与大中专毕业生自身对档案不重视以及工作流动性较大都有关系。
2.2 流动人员档案管理缺乏规范性 档案管理是一项有着严格规范性要求的工作，但是流动人员档案在管理上明显缺乏规范性，首先在档案时效内容上，没有随着人员流动进行内容更新，档案内容不能及时反映流动人员工作履历等情况信息；其次在档案历史内容上，很多档案材料中已经出现了字迹模糊，某一阶段档案材料内容不全或者手续不全，无法形成有效衔接，严重影响用人单位对流动人员的考察；再次，在流动人员档案管理上，很多地方人事档案管理部门都没有严格执行管理要求，包括档案借阅、档案收集、整理等，很容易造成档案内容问题和安全问题。
2.3 流动人员档案转递缺乏程序性 上文在案例分析中提到了物流公司对杨某档案转入存在程序上的违规，这也是造成档案丢失的原因之一。
按照《规定》，对流动人员档案我们要按照程序进行转递，从办理档案转递的主体资格，到转递中需要提交和保存的证明材料都是对程序性要求的体现，同时也是证明按照程序进行档案转递的证据。
流动人员档案转递可能相对频繁，按照程序要求要保证档随人走，人员发生流动后档案也要随之转递到相关档案管理部门，但是现实中有些单位没有按照档随人走进行档案转递，造成档案丢失，还有当前很多单位录用员工都是自主录用，没有按照程序要求到人才服务机构办理相关转递手续，有的办理了代理手续，但是在具体的转递中没有按照程序要求形成通知文件、单据，使得档案丢失后根本无从查找。
3 执行流动人员档案管理的合理化建议 3.1 加强对流动人员档案管理的重视 作为档案管理部门要面向流动人员以及档案管理部门和管理人员进行档案管理重要性的强化，要在社会面向流动人员广泛宣传档案重要性，尤其是面向大中专毕业生，他们缺少阅历，对档案重视程度不够，毕业后找到稳定工作之前往往会经历多次工作变动，档案在这一过程中也容易产生问题，因此要从流动人员自身重视起自身档案，只有个人认识到档案重要性，才能关注自身档案，这也是减少流动人员档案失联最有效的对策，因为许多流动人员档案都是从其自己保管中丢失的。
同时作为人才流动服务机构也要重视起流动人员档案管理工作，严格按照规定进行档案管理，尤其是涉及流动人员档案移转，一定要按照规定程序与规定的部门、单位进行档案移转，避免发生本案杨某档案丢失情况。
3.2 加强流动人员档案管理规范性 当前流动人员档案主要都是由人才流动服务机构管理，在档案管理规范化方面，要做到整个过程的规范化，从接收档案开始，就要严格按照规定的时间、手续要求办理，尤其是对离职人员的档案要在规定时间内由人才流动服务机构接过来，避免超期原单位不再管理形成“空窗期”，在接收档案后要进行审查并整理档案，对于没有入档的材料也不能丢弃，同时还要结合流动人员前一阶段工作经历进行档案材料补充更新，完善档案真实性，也为流动人员提升档案对其个人能力的反映能力，让下一用人单位能够通过档案看到人才的价值。
此外，流动人员档案按照《规定》应当进行集中统一管理这也是规范化的要求之一。
3.3 通过信息化建设强化流动人员档案管理的程序化 流动人员档案管理的难点之一就是有时人员流动是跨地域的，档案转递中由于沟通不畅可能发生各种问题，新时期人员流动性越来越大，流动范围和领域也越来越广，我么应当利用信息化建设档案信息化管理系统，将不同地区、不同行业领域等流动人员档案进行统一备案登记，形成数据库，同时利用网路信息化及时更新流动人员档案内容，利用网络同步流动人员档案转递，这样也能够保障档案管理程序化。
例如，本案中杨某档案转递后发生了丢失又没有证据，如果应用信息化将会形成电子转递记录，有详细的时间、内容、人员等信息可查，也会减少档案丢失等情况。
4 结语 流动人员档案管理工作不但关系到个人档案安全，关系个人就业发展，也是整个社会服务体系的一部分，针对流动人员档案管理由于涉及不同用人单位，甚至是不同地区之间档案转接，容易产生问题，本文笔者结合相关案例对该问题进行探讨以及问题总结也并不全面，对该问题应当引起重视，并加强管理。
参考文献 [1]曹勇.流动人员档案管理研究[J].赤子，2014（01）：250. [2]?榕.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].经济研究导刊，2009（18）：129—130. [3]莫玉芬.流动人员人事档案管理的重要性及政策措施研究[J].管理观察，2015（14）：28—29. 作者简介 林海静（1969—），宁波市鄞州区，宁波市鄞州区钟公庙街道办事处。