酒店采购部案例:有效沟通=节约成本
本月初，我接到“酒店电梯维保”《项目外协立项审批表》，由于刚完成俱乐部电梯维保立项工作，所以在接到这份立项工作后，我并未与工程部深入地了解酒店电梯现状，而是完全按照工程部提供的电梯资料清单，和政府相关技术监督部门提供的指导价与供应商进行洽谈，最终按照政府指导价中最低的标准与供应商谈好了价格，我想这次可以很有效率地完成这项工作了，没想到在我提交该项目价格审核表时，部门总监听说今年维保费用上涨后,并未说什么,只是让我将所有资料上交给她,她想认真看一下。我心里也没多想，认为新总监刚上任可能是想多了解一下项目情况而已。没想到过了一会后，总监让我进办公室问我知不知道酒店扶梯有六台不使用的情况，一下子就把我问住了，因为工程部在提交《项目外协立项审批表》时并未写明此情况，我脸一下子红了，说不出话来。原来，总监为了降低采购成本，与工程部郑总监深入了解了酒店电梯现状，在沟通中发现了这个问题。
事后，我立即前往工程部了解情况，原来这几台扶梯酒店一直都未使用（但还需维保和年审），只是因手续问题就没有报停。了解到这个情况后，我立即与供应商进行协商，是否可以将这六台暂停使用的扶梯费用减免，但得到的答案是不行。因为国家特种设备监督局授权与电梯行业协会给出了最低行业指导价，如不按此价格执行,第一是无法办理电梯的年审手续，第二是供应商将会受到严厉的经济处罚，所以供应商不同意我的这个要求。怎么办呢？如果公司白白交了这笔费用那不是很亏，我手里拿着那份政府指导价反复琢磨，突然想起来，电梯有两种维保方式，一种是全保（即包工包料），另一种是标准保（只包工不包料），全保的价格要比标准保的价格高百分之四，由于酒店电梯使用频率较高，所以选择的是全保方式，如果能将这几台使用频率较低的电梯用标准保，那六台电梯每年可以节约九千元。于是，我将这个想法告诉了总监，并与工程部沟通，觉得这个方案可行，于是，我再次与供应商沟通和协商，经过双方一番唇枪舌战，供应商终于将该项目价格降了下来。
点评：
案例中，“我”犯了本位主义思想错误，未与使用部门和技术部门进行有效沟通，即提交项目价格审批表；后在部门负责人的影响下，拿起沟通的武器，掌握了充实的背景资料，通过谈判，使电梯维保项目一年节省9000元。由此告诉我们，只有学会有效沟通，掌握全面的信息资源，才会提高我们的工作效率，降低经营成本。