专职秘书在教学医院临床科室中的作用
一、概述 1.医学秘书的概念 在欧美国家，医学秘书是指受聘于各类医院、医生个人、政府医疗保健部门、大公司的卫生部门、生活医药医疗用品的大公司、医学科研机构和医药图书出版布部门等处的秘书。这类秘书主要的职责和任务是：与病人预约就诊时间，办理病人的就诊手续，为医生制定的就诊病人联系会诊医院，医疗文件书写，审核医疗保险等，医学秘书要具备良好的医德、较多的医学知识和熟悉工作程序，并掌握会计、保险方面的知识和技能，到专门的培训学校学习，通过考试取得合格证书。 2.本院专职秘书情况 本院是大型综合型教学医院，年门诊量达250万人次，年住院量达100万人次，近十年来，患者需求不断增多，医院规模不断扩大，床位达5000张，医护人员的工作量日益增加，工作时间处于饱和状态，医患需求失衡。除了处理临床业务之外，还有大量事务性工作需要处理，一些非医疗性质的工作占了一定的比例，这些工作增加了医护人员体力和精神上的负担。为了给临床医护人员减压，为临床科室专门承担非医疗性质工作，使其有更多的精力和时间投入到医疗、教学、科研和管理工作中，减少繁琐的行政事务性工作的压力，提高管理质量和业务水平，实现人才效益的最大化，为专家配备专职秘书，代其处理可替代性工作的需求应运而生。然而受医院人事编制、职业发展空间的影响，医生秘书这个职业需求旺盛但推广难。结合自身特点，本院于2002年建立了有自身特色的专职秘书体系，部分临床科室配备了专职秘书，到目前为止，所有临床科室均配备了专职秘书。 二、功能职责 医院专职秘书定位于科室秘书，从服务对象来说，有别于私人秘书或者办公室秘书，除了主要服务于专家教授、科室主任、技术骨干外，同时也需要协助科室其他医护人员，以及配合医院和各个行政职能部门，一起做好协调管理工作。 1.科室管理方面 （1）帮助收集整理科室各类各级人员的信息资料，建立科室人力资源档案资料并定期进行维护。 （2）认真地做好科室内部、院内和院外会议准备工作，并做好记录，会后及时整理。 2.医疗、教学、科研方面 （1）帮助科室收集病人资料、入院病人的登记预约和出院病人随访。 （2）建立患者投诉、医疗纠纷记录本，收集、整理意见和建议，协助科室负责人和相关部门及时处理，并本文由收集整理记录处理结果。 （3）协助科室负责人和教学办公室安排科内教学场地，提前准备教具，制作相应教学课件，协助安排研究生论文答辩工作，并负责教学档案和各种教学资料的日常整理和维护。 （4）及时发布科研信息，提醒医护人员申报各级各类基金课题和科研成果奖，安排好科室各项学术活动，收集整理科室重点学科建设和申报资料。 3.科室日常工作和考勤 （1）协助科室负责人做好医护人员考勤记录，记录休假及补休时间，定期向科室负责人报告缺勤事件。 （2）协助科室负责人书写申请、报告及收发通知，科室负责人审核签核后，送至医院相关部门或领导，及时向科室负责人反馈。 （3）及时向科室负责人和相关部门汇报科室发生的突发事件，按时完成医领导、相关部门和科室负责人临时交办的各项工作和任务。 4.信息交流、传递及反馈 （1）协助医院行政部门发布各种信息。 （2）建立文件收发登记本，负责科室信件的收发、登记和管理。 （3）公务电话登记，及时联系相关人员。 （4）协助护士长对患者进行满意度调查，及时对信息分析反馈。 三、作用及效果 1.根据临床科室需求合理安排秘书入职 本院招收的专职秘书来自不同的专业，包括医学、计算机、电子商务、信息管理、外语等。在秘书招聘之前，由科室向人事科提出申请，人事科根据每个科室需要专职秘书的专业、业务技能等进行调研，由医院对秘书进行统一培训、考核，将条件相符的秘书合理地分配到相应科室，既满足了临床科室的特殊需求，又充分发挥专职秘书的专业特长和各项技能，对科室的发展和专职秘书的价值体现都有很大的帮助。 2.优化临床科室事物流程，保证更优质的医疗护理 医院尤其是教学医院，作为高技术、高人才密集型单位，一方面医护人员要面对患者，要保证医疗质量;另一方面又要进行教学和科研，还有其他行政工作，医护人员需要更多的时间、更大的空间。因此，专职秘书体系应运而生，从临床科室反馈，医护有更多的时间与患者沟通，不仅可以较少医疗纠纷，同时有更多的时间进行学术研究。 3.信息传达及反馈质量，提高效率 随着医院的不断扩大，医院各临床科室床位扩张，科室人员增加，各种新技术新业务逐步开展，各科室之间有了更多的联系和交流，专职秘书将科室内部信息和医院下达的各项政策及决定快速、准确、有效地传递给科室人员，使科室人员及时了解科室医院各项政策和规定，加快了信息的传递和反馈速度，保证了医院各项政策精神在临床科室的透明化，让科室人员及时了解医院动向和发展，保证医疗护理工作的正常进行，加大医院行政部门的执行力。 四、体会 我院建立专职秘书体系十余年，完成了大量的行政事务性工作，如科室人员信息档案管理、医院文件传递、科室各种数据整理、出院病人随访等，尤其在全国百佳医院评审、三甲医院评审、医疗质量管理年、国家重点学科申报、各专科学术年会、科研、教学、职称评审等工作中起到非常重要的作用，真正把学科学术领头人、教授及科室领导等从繁琐的行政非临床事务中解放出来，实现了人力资源专业化的目的。专职秘书在工作过程中逐渐形成一套专门的工作流程，行动快、效率高，起到事半功倍的效果，在科室与科室人员之间、各科室之间、科室与医院行政部门之间起到桥梁作用。 专职秘书体系的建立，确实为医院和科室的快速发展，起到了很大的辅助作用。但专职秘书的工作和效果量化，是否可以引进职业经理人的培训模式或其他管理模式，尚需要进一步探讨研究。临床专职秘书并不是一件简单的工作，它不仅要求从业者有医学背景，还需要有较强的协调和沟通能力，再加上这个新生事物的出路和发展空间仍不明朗，造成诸多医学专业人才对此不感兴趣，因此要提升医生秘书的专业性和稳定性，合理量化专职秘书工作，有效建立考评激励机制，对专职秘书的工作量化评分，将量化考核和绩效奖金挂钩，激发专职秘书的工作热情，推动专职秘书的发展。