浅论高校图书馆学科馆员制与文献采访组织重构
摘要:本文从学科馆员的定义开始,通过研究借鉴国外高校图书馆学科馆员制度成功的经验和做法,对现行的高校图书馆文献采访的组织结构进行利弊分析,指出了学科管员制正是解决目前图书馆文献采访与需求脱节有效的手段,并提出使用由学科馆员牵头的“学科—项目—采访”组织矩阵推动对目前的文献采访组织进行重构的新思路。
中图分类号:G250文献标识码:A文章编号:1672—3791(2011)01(a)—0255—02。
2006年推出的ISO2789:2006国际图书馆统计标准,特别增补了学科馆员的定义。根据该国际标准,图书馆的员工目前主要有以下几类:(1)图书馆雇员,是指为图书馆工作而取得报酬的人;(2)职业教育,是指在图书馆中接受图书信息学培训的人员;(3)专业人员,是指接受过图书馆事业或图书信息学培训,从事相应专业职务的馆员;(4)学科馆员,是指接受过图书馆学并且接受过图书馆学以外的学科教育的馆员;(5)其他职员,是指在图书馆中没有正式图书馆学或者信息学专业资格的其他人员,如内勤、保安、清洁、搬运等;(6)志愿者,是指为图书馆工作,但是无需支付薪酬的人员[1]。特别是在上述国际标准中把学科馆员描述为具有某种学科背景同时接受过文献情报专业训练的复合型专业人才。我们认为这个定义比较的准确。
我国学科馆员制由于起步比较晚,加之政策的扶持力度小,甚至大多数高校图书馆,目前还未设“学科馆员”的岗位。因为现在的高校图书馆岗位设置主要是根据图书馆学专业的分类来进行的,比如说采编,流通,信息技术等等。与国际上的发展现状还是有一定距离的。因此研究学科馆员的问题必须借鉴国外先进做法。下面主要列举美国和新加坡的例子,做研究和分析。
美国的大学图书馆是世界上最发达的图书馆,在美国的大学图书馆中,学科馆员具有相当重要的地位。在美国大学图书馆的相关文献中,通常对学科馆员的定义有两种;一是强调学科馆员的学科知识,另一种是着重其专长。强调“学科知识”的认为所谓的学科馆员是指:那些以其专业知识和经验服务于专业资料文献的选择,并对用户提供某一具体主题范围或学术学科(或分学科)的书目指示和咨询服务的图书馆员。偏重“图书馆职业专长”的界定,则更多是从图书馆功能来考虑。认为学科馆员是知识工作者,他们是一个或多个专题学科的书志学专家,熟悉该领域书目的组织与分布,他们能运用他们的学识专长,向读者提供高品质的服务。在美国,图书馆学科馆员首先必须具备由美国图书馆协会认可的学校颁发的图书馆硕士学位。不仅如此,还需要第二个硕士学位或博士学位。一般情况下,图书馆学以外的硕士、博士学位不能代替图书馆学学位。
学科馆员的职责范围主要有两方面,第一方面是建设和开发图书馆馆藏资源,通常美国大学的学科馆员25%到50%的工作时间都是用在馆藏资源开发和建设上的。如俄亥俄大学图书馆规定正式馆员至少要有10%的工作时间花在馆藏资源的开发建设上,学科馆员要将更多的工作时间花在这方面。由于图书馆学科馆员在某一领域学科有深厚的知识底蕴,为文献资料的采访提供专业的意见,使得采访到的文献资料更加符合馆藏资源建设的要求,同时学科馆员也经常关注该学科的发展,为教学科研提供前沿的文献参考资料。第二方面是为读者提供参考咨询等个性化服务,促进馆藏资源的建设与教学、科研发展的配合。学科馆员由于具备相应的专业知识,可以经常与对口的系部教师联络,了解教师的研究项目、教学需求,从而保证全面而又有重点地发展既有特色、又反映院系教职人员教学研究专长的馆藏。
美国大学图书馆学科馆员制度的借鉴意义在于:馆藏资源采访由学科馆员的意见作为指导,可以减少采访的盲目性,提高馆藏资源建设的效率;由于学科馆员增加了对教学科研发展信息需求的认识和了解,从而使得图书馆文献资料的采访可以与教学、科研的发展相适应。
新加坡南洋理工大学的学科馆员制:主要是为适应正确有效的采访决策进行的馆员制度的重要改革。南洋理工大学原先的馆员制度是所谓的功能馆员制。功能馆员制指是每个馆员自身履行一个或几个采访流程上的功能,例如,有的馆员从事采访工作,有的馆员从事编目工作,有的馆员从事收货验收等等。功能馆员制的好处是将整个采访流程按各个环节的工作划分到个人,每个馆员都有各自从事的专属工作,这样通过不断的重复积累了大量的经验,提高了专属工种的工作效率。而功能馆员制的缺点在于:由于专属工作划分到个人,容易使得个人对自己的工作更加专业,而缺乏对整个采访流程系统、深入的理解;每个馆员的工作容易陷入追求程式化、过程化的误区,而缺乏对馆藏资源需求的深入理解;功能馆员制容易导致作出的采访决策往往与读者的需求相去甚远,造成馆藏资源的浪费。
从2004年年底开始,南洋理工大学对功能馆员制实行了重大的改革,改为以学科为先导的学科馆员制。每个被委任的学科馆员是对该学科有深入理解的专家型馆员,并且该馆员还要完成一定的功能任务,例如下达采访订单、进行编目等,同时,图书馆的经费预算向学科馆员倾斜,保证他们能够尽心尽力的工作。学科馆员的职责包括对口学科的馆藏发展,提供资讯指导,电子资源的管理,负责相关各类文献资源的培训和推广介绍,充当联系人进行对口院系师生的有效沟通。这每一项职责都要求学科馆员密切地了解相关院系的信息需求。例如,在馆藏发展方面,学科馆员必须与院系的学术带头人一起制定馆藏发展大纲。他们也通过开办相关图书馆讲座而更多地在相关院系露面。通过更多地在相关院系露面,学科馆员一方面收集相关院系用户的信息,另一方面向相应学科的用户宣传推介馆藏资源及服务项目,他们在图书馆和各院系之间架起一座桥梁。学科馆员制使得下达的采访订单时与实际读者需求相当吻合,提高了有限的采访经费的使用效率,减少了不必要的支出和浪费。并且增加了图书馆与外界的沟通和联系,获取了大量有用的资讯和信息,提高了读者满意度。这些都是值得我们研究和借鉴的。
通过国外大学图书馆学科馆员制度的研究和分析,我们认为学科馆员制是解决目前图书馆文献采访与需求脱节有效的手段。学科馆员搭建了图书馆读者与专业图书馆馆员之间的桥梁,笔者认为,通过大力培养学科馆员,增加他们的学术修养与专业水平,会使文献的适用性和利用率有一个很大幅度的提高,同时,学科馆员制还对整合图书馆内部资源,进行文献采访的组织重构提出了有益的思路。以学科馆员牵头的采访组织对于提高图书馆整体的竞争能力是一个很大的推动。
目前,高职院校的采访组织结构主要由采访方面的专业人员组成,采访方面的专业人员几乎要涉及到采访的整个过程,比如从馆藏资源的分析选购到下达订单到催促交货到到馆验收到编目数据著录到典藏入库几乎全程参与,这样做的好处在于:专业人员参与馆藏资源建设的全过程,能够全面控制这个过程,及时作出判断和决策,使得到书的比例控制在较高的水平,采访效率比较高;但是,它也存在先天的不足之处:首先,这些采访职能职务人员虽然接受过图书信息学的培训,但是对于学科建设的要求知之甚少,导致下达订单与实际的需求相去甚远;其次,采访职能职务人员忙于具体的采访职能事务,与读者接触相当少,对于读者的需求不能很好的掌握,往往导致采访书籍的利用率不高;第三,对于馆藏资源的分析与优化往往只停留于对于出版日期,版次,复本量等指标相联系,对整个馆藏资源核心特色的把握缺乏深刻的理解和认识;第四,专业采访人员在操作一批书籍的采访全过程中,由于精力所限,无法再抽出时间操作其他书籍采访任务。在第四章中,在对国外图书馆成功范例的研究中,我认为学科馆员是一个可以借鉴的方向,在采访组织中,借助学科馆员对图书馆信息学的深刻认识和对学科研究深刻把握,带领采访专业人员组成团队,进行项目化的采访,对馆藏资源的开发具有相当重要的意义,在此我们给出了由学科馆员牵头的“学科—项目—采访”组织矩阵,如图1所示。
矩阵式的组织形式由一个学科馆员牵头,组成定期或者临时的若干项目组,每组有相应的采访职能人员参与,采访任务结束后,项目组随即撤销,如果其他项目组采访职能人员短缺,可以从其他项目组抽调相应的人员作为补充,及时调剂余缺,进行动态化管理。对于上述矩阵式的采访组织的优化其优点在于:首先,改原先的因岗位设置人员变为因采访任务设置人员,有效的解决了采访任务,特别是大型采访任务来临时抽调不出相应的采访专业人员,而平时又显得专业人员无所事事的窘境;其次,采用学科馆员牵头,能够借助学科馆员对学科的深入理解和把握,提高资源采访的针对性,避免盲目批量采访,浪费采访经费的情况出现;第三,能够形成图书馆内研究和学习的风气,提高馆员的综合素质,加强对馆藏资源结构的分析和优化,使得馆藏的利用率更高。
但是,必须认识到现实情况,由于“学科馆员”的定义在2006年才被增补到ISO 2789,对于学科馆员的引进和建设还存在着一段消化和吸收的过程,特别是在高职院校图书馆,由于人员素质低,发展基础差,甚至很多高职院校图书馆还未设立学科馆员这一专业技术职务,因此,对于建立学科馆员牵头的矩阵式组织还有相当长的路程要走。
参考文献。
[1]金旭东.21世纪美国大学图书馆运作的理论与实践[M].北京:北京图书馆出版社,2007.
[2]张红霞.图书馆质量评估体系与国标标准[M].北京:北京图书馆出版社,2008.
[3]蔡发翔,阮阳.如何应对断裂性的快速变革:从新加坡南洋理工大学图书馆的做法谈起[J].图书情报知识,2007(5): 87～90.